슬기로운 직장생활, 지켜야 할 비즈니스 매너 알아보기

슬기로운 직장생활, 비즈니스 매너 꿀팁

 

사회생활을 하다 보면 다양한 사람들을 만나게 된다. 업무상 만나는 일이 많기 때문에 첫인상만큼이나 좋은 인상을 심어줄 수 있는 비즈니스 매너 또한 중요하다. 사회 초년생들은 예기치 못한 상황으로 당황스러운 순간이나 난감함 일을 경험하기 마련이다. 이럴 때 어떻게 대처해야 할까?  난처한 상황도 자연스럽게 넘길 수 있는 슬기로운 직장예절에 대해 알아보자.

 

 

1. 전화 예절

 

요즘 같은 코로나 시대에 재택근무나 화상회의 시스템 이용이 많아지면서 회사 사무실에서의 대면 접촉 기회가 줄어들고 있다. 그만큼 전화 통화는 여전히 중요한 업무 소통 수단으로써 자리 잡고 있다. 물론 대면으로 대화하는 것보다는 덜하겠지만 원활한 업무를 위해서는 반드시 필요한 과정이다. 그러므로 효율적인 전화 응대는 필수 요소이자 핵심 역량이라 할 수 있다. 이에 효과적인 전화 응대를 위한 기본 원칙에서부터 성공적인 전화 에티켓 실천 방법을 알아보자. 

 

1. 전화를 걸었을 때

먼저 인사를 하고 소속 회사, 부서, 이름, 직급을 전달한다. 

2. 부재중인 다른 사람의 전화를 대신 받았을 때

상대방의 소속, 이름 연락처를 물어보고 메모하고 담당자에게 전달 드리고 다시 연락드리겠다고 한다.

3. 통화중 전화가 끊겼을 경우

보통 먼저 걸어온 사람이 다시 전화를 거는 것이 기본이며, 다시 전화가 오지 않는 다면 잠시 후 걸어준다.

4. 친절한 마무리 인사

그 외 염두에 두어야 할 사항은 경청하는 자세이다. 상대의 말을 잘 듣고 이해해야 제대로 된 답변을 해줄 수 있기 때문이다. 메모지는 상시 구비해 두고 전달하거나 기억해야 하는 내용을 잘 적어두어야 한다. 자주 사용하는 내용이다 전달할 내용이 있다면 미리 적어두고 사용하는 편이 좋다. 통화를 할 때는 밝고 친절한 목소리로 듣는 이로 하여금 긍정적인 이미지를 심어준다면 보다 나은 비즈니스 매너를 갖출 수 있을 것이다.

 

 

 

2. 메일 예절

 

사회생활을 하다 보면 하루에도 수십 통씩 받게 되는 이메일 업무.. 하지만 직장인들이라면 누구나 공감할 만한 이야기겠지만 회사 내에서의 이메일 커뮤니케이션은 그다지 원활하지 않은 편이다. 그렇다 보니 종종 실수도 하게 되고 불필요한 오해를 사게 되기도 한다. 또한 서로 간의 기본적인 예의를 지키지 않아 상대방으로부터 불쾌감을 느끼게 하는 경우도 더러 있다. 그렇다면 어떻게 해야 조금 더 효율적이고 정확한 의사소통을 할 수 있을까? 

 

1. 제목은 핵심 내용을 한눈에 알 수 있도록 명확하게 작성 

2. 수신자와 참조자를 정확히 구분하고 수신자가 여러명일 경우 직급순으로 넣기

3. 첨부파일 용량 및 개수 제한 확인 후 전송

4. 파일명은 알아보기 쉽게 저장

5. 본문 첫 줄엔 인사말과 소속과 이름 반드시 기재

6. 회신 기한을 지켜 신뢰도와 호감도 높이기

7. 맞춤법 검사 체크로 오탈자 없도록 주의

8. 개인 정보나 비밀번호 등 보안자료 유출에 주의

9. 메일 하단 발신자의 소속, 연락처 입력 서명 기능을 활용

10. 마지막으로 보내기 전 한번 더 검토하는 습관

메일을 보낼때에는 핵심 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 문장을 간소화해서 작성하되 너무 딱딱해 보이지 않게 작성하는 것이 좋다. 이외에 이모티콘이나 기호 작성은 지양하자. 특히 회신기능을 이용해 발신할 경우에는 내부에서 커뮤니케이션한 내용이 포함되어 있는지 한 번도 체크하자.

 

 

3. 인사(악수) 예절

 

 인사를 할 때 윗사람에게는 허리를 굽혀 정중하게 인사한다. 다음으로 아랫사람과는 살짝 고개를 숙여 인사하되 시선은 아래로 향한다. 그리고 우리나라에서는 악수로 인사를 나누는 경우가 많다. 직장생활을 하다 보면 상사 또는 동료를 비롯해 여러 사람을 만나게 되는데 이럴 때면 어김없이 등장하는 게 악수이다. 그렇다면 악수는 언제 어떻게 해야 하는 걸까? 악수는 일반적으로 서로 마주 보고 서서 오른손을 내밀어 가볍게 잡고 위아래로 두세 번 살짝 흔들고 상대의 눈을 보며 인사한다. 이때 비즈니스 관계 또는 직급, 성별에 따라서도 다르다.

 

1. 보편적으로 오른손잡이이므로 악수는 오른손으로 하는 것이 기본

2. 상하 간 직급 차이가 있을 때는 상급자가 먼저 악수를 청한다.

3. 상급자와 악수할 때는 몸을 살짝 숙인다.

4. 이성간에는 여자가 먼저 악수를 청한다.

5. 모자를 썼을 때는 모자를 벗고 악수한다.

 

 

4. 명함예절

기본적으로 명함교환이란 자신을 상대방에게 알리는 행위이다. 명함을 교환할 때에는 눈을 마주 보며 단순히 이름만 전달하는 것이 아닌 소속 부서나 직책도 같이 말하도록 하자. 또한 명함을 건넬 때는 일어서서 전달해야 하는데 동시에 주고받을 때는 오른손으로 전달하고 왼손으로 받는다.  명함을 받은 후에는 곧바로 지갑에 넣지 말고 테이블 위에 올려놓는 것이 바람직하다. 항상 예의 바른 자세로 서로 간의 존중을 표하며 올바른 명함 전달 방법을 숙지하자.